고객사 온보딩 가이드
신규 병원(고객사)에 hereby를 도입할 때 킥오프부터 정식 오픈까지의 전체 프로세스입니다. 핵심 원칙은 "테스트 먼저, 실데이터는 그다음" — 시스템 검증(테스트 가이드)을 테스트 데이터로 통과한 뒤에만 실데이터 이관과 병행 검증에 들어갑니다.
함께 보기
현장에서 실제로 진행한 도입 절차(Phase 0~5, 실측 타임라인)는 온보딩 플레이북에, 병원 담당자에게 그대로 건넬 화면별 사용법은 사용자 가이드에 있습니다. 이 문서는 그 둘을 묶는 우리 쪽 진행 순서입니다.
전체 흐름 요약
- 킥오프 & 담당자 지정 → 2. 직원 명부 파악 → 3. 조직도 이식 → 4. 기존 자료 백업 & 이관 → 5. 시스템 검증 테스트(테스트 데이터) → 6. 실데이터 병행 검증(Parallel Run) → 7. 교육 & 오픈
1단계 — 킥오프 & 담당자 지정
담당: hereby 온보딩 담당자 + 병원 경영진
- 병원 측 온보딩 담당자 지정 — 행정 넘버 1~2급 권장 (급여·인사 데이터 접근 권한 보유자)
- 도입 범위 확인: 근태 관리만인지, 급여 마감까지인지
- MOU/계약 체결 — 피드백·정보 공유 조건 포함
- 개인정보(주민번호 등) 포함 데이터의 처리 근거·보관 방식·보관 기간을 계약서에 명시
체크포인트
- [ ] 병원 측 온보딩 담당자 확정 (연락처 확보)
- [ ] 도입 범위 문서화 (근태 / 급여 / 전체)
- [ ] 계약 체결 (민감정보 처리 조항 포함)
2단계 — 직원 명부 파악
담당: 병원 온보딩 담당자 (hereby가 템플릿 제공)
- 재직자 명단 수집: 성명, 직종(간호/물리치료/행정 등), 고용 형태(정규/계약/파트), 입사일, 근무 형태(교대/통상)
- 급여 기초 정보 수집: 기본급, 수당 체계, 인센티브 구조, 공제 항목
- 표준 엑셀 템플릿으로 수집 — 모든 병원에 동일한 템플릿을 배포하면 이후 임포트 자동화(Importer)에 유리
- 4대보험 신고 기준 정보와 명부 대조 검증 — 인원 누락/중복 확인
체크포인트
- [ ] 표준 템플릿으로 재직자 명단 수령
- [ ] 급여 기초 정보(수당·공제 체계) 수령
- [ ] 4대보험 신고 인원과 명부 일치 확인
3단계 — 조직도 이식
담당: hereby 온보딩 담당자 (병원 담당자 확인)
- 부서/병동 구조 입력 — 병동별, 직종별 계층
- 결재 라인·승인 권한 매핑 — 근무표 승인자, 급여 확정권자
- 시스템 권한 매핑을 여기서 함께 결정:
- AI 기능 권한자 지정 (10명 미만 권장)
- 정보 접근 레벨 설정: 원장 / 행정관리자 / 중간관리자 / 일반직원
- 이식 완료 후 병원 담당자 확인 사인오프
체크포인트
- [ ] 부서/병동 구조 입력 완료
- [ ] 결재 라인 매핑 완료 (근무표·급여 확정권자)
- [ ] 권한 레벨 설정 완료 (AI 권한자 포함)
- [ ] 병원 담당자 사인오프 수령
4단계 — 기존 자료 백업 & 이관
담당: hereby 온보딩 담당자 + 병원 담당자
기존 시스템(메디통 등)에서 데이터를 추출·백업·이관하는 단계입니다.
추출 대상 데이터
| 데이터 | 범위 | 용도 |
|---|---|---|
| 과거 급여 대장 | 최소 1년치 | 연말정산 사이클 대비 |
| 근태 이력 | 당해년도 | 근태 연속성 |
| 연차 잔여 현황 | 현재 시점 | 연차 이월 계산 |
| 인사 기록 | 재직자 전체 | 인사 카드 구성 |
백업 정책
- 이관 전 원본 스냅샷 보관 — 병원 측/hereby 측 보관 위치를 사전 합의
- 개인정보 포함 데이터는 1단계 계약서에 명시한 방식·기간에 따라 보관
- 기존 시스템 해지 전 병행 운영 기간 유지 (6단계와 연결 — 병행 검증이 끝나기 전에 해지하지 않음)
이관 후 데이터 대사
이관이 끝나면 반드시 원본과 대조합니다:
- [ ] 인원수 일치
- [ ] 급여 총액 일치 (월별)
- [ ] 연차 잔여 일치 (직원별)
선행 과제 — 기존 시스템 export 확인
기존 시스템(메디통)의 export 포맷을 먼저 파악해야 이 단계의 공수를 산정할 수 있습니다. 엑셀/CSV 추출이 가능한지, 어떤 항목까지 나오는지 병원 방문 시 확인하세요. 공식 export가 없으면 수기 입력 공수가 크게 늘어납니다.
5단계 — 시스템 검증 테스트 (테스트 데이터)
담당: hereby 온보딩 담당자 + 병원 담당자
실데이터를 투입하기 전에, 테스트 데이터로 전체 시스템을 먼저 검증합니다.
- 테스트 가이드의 Phase 1~7을 순서대로 수행 — 팀 생성부터 급여 확정·이카운트 내보내기까지 약 1시간 소요
- 병원 담당자가 함께 참관하며 실제 업무 흐름과 다른 부분을 기록
- 발견된 이슈를 수정·재검증한 뒤 다음 단계로 진행
이 단계를 건너뛰지 마세요
테스트 데이터 검증 없이 실데이터를 투입하면, 설정 오류(수당 컬럼 바인딩, 4대보험 요율 등)가 실데이터 위에서 발견되어 원인 분리가 어려워집니다. 반드시 테스트 데이터로 전 기능 통과 → 실데이터 투입 순서를 지키세요.
체크포인트
- [ ] 테스트 가이드 Phase 1~7 전체 통과
- [ ] 병원 담당자 참관 및 업무 흐름 차이 기록
- [ ] 발견 이슈 수정·재검증 완료
6단계 — 실데이터 병행 검증 (Parallel Run)
담당: 병원 온보딩 담당자 + hereby 온보딩 담당자
시스템 검증을 통과했으면 4단계에서 이관한 실데이터로 기존 방식과 병행 계산합니다.
- 첫 1~2회 급여 마감을 이중으로 수행: 기존 방식(메디통/수기)과 hereby에서 각각 계산
- 결과를 직원별로 대조 — 기본급, 수당, 공제, 실수령액
- 차이 발생 시 원인 분석 → 수당·공제 로직 보정 → 재계산
- 차이 0원이 될 때까지 반복
이 단계가 신뢰 확보의 핵심입니다 — "검증된 제품" 메시지의 근거가 됩니다.
체크포인트
- [ ] 병행 급여 마감 1회차 완료, 차이 내역 분석
- [ ] 로직 보정 후 2회차 완료, 직원별 차이 0원 확인
- [ ] 병원 담당자의 병행 검증 결과 승인
7단계 — 교육 & 오픈
담당: hereby 온보딩 담당자
대상별로 교육 범위를 다르게 가져갑니다:
| 대상 | 내용 | 형태 |
|---|---|---|
| 관리자 | 근무표, 급여 마감, AI 자연어 검색 사용법 | 정규 교육 세션 |
| 원장 | 주말/야간 데이터 조회, 대시보드 중심 ("24시간 직원" 경험 포인트) | 별도 짧은 세션 |
| 일반 직원 | 출퇴근·연차 신청 등 최소 기능 | 안내문/짧은 데모 |
교육 자료는 새로 만들지 말고 사용자 가이드를 그대로 씁니다 — 앱별로 화면 스크린샷과 절차가 절 단위로 정리되어 있어, 대상별로 해당 장만 안내하면 됩니다.
오픈 후:
- 2~4주 집중 지원 기간 운영
- 문의 사항 수집 채널 지정 (담당자 핫라인 등)
- 집중 지원 종료 시점에 기존 시스템 해지 여부 최종 결정
체크포인트
- [ ] 관리자 교육 완료
- [ ] 원장 세션 완료
- [ ] 일반 직원 안내 배포
- [ ] 집중 지원 채널 오픈
열린 항목 (결정 필요)
| 항목 | 내용 | 상태 |
|---|---|---|
| 메디통 데이터 추출 방법 | 공식 export 기능 유무에 따라 4단계 공수가 크게 달라짐. 메디통 사용 중인 병원 방문 시 확인 | 미확인 |
| 과거 데이터 이관 범위 | 연말정산 커버를 위해 당해년도 급여 이력은 필수. 몇 년치까지 가져올지 결정 필요 | 미결정 |
| 병행 운영 기간 | 무료 트라이얼 기간과 겹치므로 1~2개월 병행이 현실적 | 미결정 |
| 표준 수집 템플릿 | 2단계용 엑셀 템플릿 제작 (전 병원 공통 배포) | 미착수 |
온보딩 완료 기준
7단계 체크포인트가 모두 완료되고, 6단계 병행 검증에서 직원별 급여 차이 0원이 확인된 시점을 온보딩 완료로 봅니다. 테스트 조직의 데이터는 실제 운영 데이터와 혼합되지 않도록 별도 관리합니다.