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고객사 온보딩 가이드
신규 병원(고객사)에 hereby를 도입할 때 킥오프부터 정식 오픈까지의 전체 프로세스입니다. 핵심 원칙은 "테스트 먼저, 실데이터는 그다음" — 시스템 검증(테스트 가이드)을 테스트 데이터로 통과한 뒤에만 실데이터 이관과 병행 검증에 들어갑니다.
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현장에서 실제로 진행한 도입 절차(Phase 0~5, 실측 타임라인)는 온보딩 플레이북에, 병원 담당자에게 그대로 건넬 화면별 사용법은 사용자 가이드에 있습니다. 이 문서는 그 둘을 묶는 우리 쪽 진행 순서입니다.
전체 흐름 요약
- 킥오프 & 담당자 지정 → 2. 직원 명부 파악 → 3. 조직도 이식 → 4. 기존 자료 백업 & 이관 → 5. 시스템 검증 테스트(테스트 데이터) → 6. 실데이터 병행 검증(Parallel Run) → 7. 교육 & 오픈
1단계 — 킥오프 & 담당자 지정
담당: hereby 온보딩 담당자 + 병원 경영진
- 병원 측 온보딩 담당자 지정 — 행정 넘버 1~2급 권장 (급여·인사 데이터 접근 권한 보유자)
- 도입 범위 확인: 근태 관리만인지, 급여 마감까지인지
- MOU/계약 체결 — 피드백·정보 공유 조건 포함
- 개인정보(주민번호 등) 포함 데이터의 처리 근거·보관 방식·보관 기간을 계약서에 명시
체크포인트
- [ ] 병원 측 온보딩 담당자 확정 (연락처 확보)
- [ ] 도입 범위 문서화 (근태 / 급여 / 전체)
- [ ] 계약 체결 (민감정보 처리 조항 포함)
2단계 — 직원 명부 파악
담당: 병원 온보딩 담당자 (hereby가 템플릿 제공)
- 재직자 명단 수집: 성명, 직종(간호/물리치료/행정 등), 고용 형태(정규/계약/파트), 입사일, 근무 형태(교대/통상)
- 급여 기초 정보 수집: 기본급, 수당 체계, 인센티브 구조, 공제 항목
- 표준 엑셀 템플릿으로 수집 — hereby가 제공한 양식에 정보를 작성해 온보딩 담당자에게 전달합니다. 같은 양식을 사용하면 항목 누락을 확인하고 자료를 등록하기 쉽습니다.
- 4대보험 신고 기준 정보와 명부 대조 검증 — 인원 누락/중복 확인
체크포인트
- [ ] 표준 템플릿으로 재직자 명단 수령
- [ ] 급여 기초 정보(수당·공제 체계) 수령
- [ ] 4대보험 신고 인원과 명부 일치 확인
3단계 — 조직도 이식
담당: hereby 온보딩 담당자 (병원 담당자 확인)
- 부서/병동 구조 입력 — 병동별, 직종별 계층
- 결재 라인·승인 권한 매핑 — 근무표 승인자, 급여 확정권자
- 시스템 권한 매핑을 여기서 함께 결정:
- AI 기능 권한자 지정 (10명 미만 권장)
- 정보 접근 레벨 설정: 원장 / 행정관리자 / 중간관리자 / 일반직원
- 이식 완료 후 병원 담당자 확인 사인오프
체크포인트
- [ ] 부서/병동 구조 입력 완료
- [ ] 결재 라인 매핑 완료 (근무표·급여 확정권자)
- [ ] 권한 레벨 설정 완료 (AI 권한자 포함)
- [ ] 병원 담당자 사인오프 수령
4단계 — 기존 자료 백업 & 이관
담당: hereby 온보딩 담당자 + 병원 담당자
기존 시스템(메디통 등)에서 데이터를 추출·백업·이관하는 단계입니다.
추출 대상 데이터
| 데이터 | 범위 | 용도 |
|---|---|---|
| 과거 급여 대장 | 최소 1년치 | 연말정산 사이클 대비 |
| 근태 이력 | 당해년도 | 근태 연속성 |
| 연차 잔여 현황 | 현재 시점 | 연차 이월 계산 |
| 인사 기록 | 재직자 전체 | 인사 카드 구성 |
백업 정책
- 이관 전 이관 전 원본 자료 보관 — 병원 측/hereby 측 보관 위치를 사전 합의
- 개인정보 포함 데이터는 1단계 계약서에 명시한 방식·기간에 따라 보관
- 기존 시스템 해지 전 병행 운영 기간 유지 (6단계와 연결 — 병행 검증이 끝나기 전에 해지하지 않음)
이관 후 데이터 대사
이관이 끝나면 반드시 원본과 대조합니다:
- [ ] 인원수 일치
- [ ] 급여 총액 일치 (월별)
- [ ] 연차 잔여 일치 (직원별)
선행 과제 — 기존 시스템 export 확인
기존 시스템(메디통)의 export 포맷을 먼저 파악해야 이 단계의 공수를 산정할 수 있습니다. 엑셀/CSV 추출이 가능한지, 어떤 항목까지 나오는지 병원 방문 시 확인하세요. 공식 export가 없으면 수기 입력 공수가 크게 늘어납니다.
5단계 — 시스템 검증 테스트 (테스트 데이터)
담당: hereby 온보딩 담당자 + 병원 담당자
실데이터를 투입하기 전에, 테스트 데이터로 전체 시스템을 먼저 검증합니다.
- 테스트 가이드의 Phase 1~7을 순서대로 수행 — 팀 생성부터 급여 확정·이카운트 내보내기까지 약 1시간 소요
- 병원 담당자가 함께 참관하며 실제 업무 흐름과 다른 부분을 기록
- 발견된 이슈를 수정·재검증한 뒤 다음 단계로 진행
이 단계를 건너뛰지 마세요
예제 자료로 먼저 확인하지 않고 실제 업무 자료를 넣으면, 설정 오류(수당 항목 연결, 4대보험 요율 등)를 실제 업무 도중에 발견할 수 있습니다. 예제 자료로 사용할 기능을 확인한 뒤 실제 업무 자료를 넣으세요.
체크포인트
- [ ] 테스트 가이드 Phase 1~7 전체 통과
- [ ] 병원 담당자 참관 및 업무 흐름 차이 기록
- [ ] 발견 이슈 수정·재검증 완료
6단계 — 실데이터 병행 검증 (Parallel Run)
담당: 병원 온보딩 담당자 + hereby 온보딩 담당자
시스템 검증을 통과했으면 4단계에서 이관한 실데이터로 기존 방식과 병행 계산합니다.
- 첫 1~2회 급여 마감을 이중으로 수행: 기존 방식(메디통/수기)과 hereby에서 각각 계산
- 결과를 직원별로 대조 — 기본급, 수당, 공제, 실수령액
- 차이 발생 시 원인 분석 → 수당·공제 로직 보정 → 재계산
- 차이 0원이 될 때까지 반복
이 단계가 신뢰 확보의 핵심입니다 — "검증된 제품" 메시지의 근거가 됩니다.
체크포인트
- [ ] 병행 급여 마감 1회차 완료, 차이 내역 분석
- [ ] 로직 보정 후 2회차 완료, 직원별 차이 0원 확인
- [ ] 병원 담당자의 병행 검증 결과 승인
7단계 — 교육 & 오픈
담당: hereby 온보딩 담당자
대상별로 교육 범위를 다르게 가져갑니다:
| 대상 | 내용 | 형태 |
|---|---|---|
| 관리자 | 근무표, 급여 마감, AI 자연어 검색 사용법 | 정규 교육 세션 |
| 원장 | 주말/야간 데이터 조회, 대시보드 중심 ("24시간 직원" 경험 포인트) | 별도 짧은 세션 |
| 일반 직원 | 출퇴근·연차 신청 등 최소 기능 | 안내문/짧은 데모 |
교육 자료는 새로 만들지 말고 사용자 가이드를 그대로 씁니다 — 앱별로 화면 스크린샷과 절차가 절 단위로 정리되어 있어, 대상별로 해당 장만 안내하면 됩니다.
앱별 대표 작업 따라 하기
앱별 영상 목록에서 담당자에 맞는 작업을 고릅니다. 팀 생성, 직원 명세서 조회, 휴가 승인, 근무표 배정·확정, 미게시 공지, 월 청구 금액, 재고 수량, 계산기 정의 조회를 각각 번호별로 안내합니다. 영상 링크와 번호를 교육 자료·문의에 함께 남기고, 실제 업무 수행은 연습용 자료의 결과로 확인합니다.
HR·급여 담당자와 영상 따라 하기
교육 중에는 아래 영상을 함께 보고 한 동작씩 일시정지합니다. 병원 담당자가 연습용 자료에서 같은 조작을 수행한 뒤 결과를 직접 설명하도록 합니다. 재교육이나 문의에는 HR 사용자 가이드의 영상 위치와 동작 번호를 함께 전달합니다. 예를 들어 “3번 셀 메모 확인부터 다시 보세요”라고 안내할 수 있습니다.
처음에는 재생 버튼을, 다시 볼 때는 아래 동작 번호를 누르세요.
- 월·셀 값 보기
상단에서 작업할 월을 고르고 왼쪽 목록의 시트를 엽니다. 직원 행의 셀을 눌러 값과 위쪽 수식바를 확인합니다. 자세히 따라 하기
- 공제 계산식 확인
가로로 스크롤해 공제 열을 찾고 금액 셀을 누릅니다. 위쪽 수식바에서 계산식과 참조 항목을 읽습니다. 영상의 금액·요율을 입력값으로 옮기지 말고 병원의 해당 월 자료를 확인하세요. 자세히 따라 하기
- 셀 메모 확인
확인할 셀을 우클릭하고 「메모 보기」를 누릅니다. 오른쪽에 선택한 셀의 메모가 열리면 어떤 직원·항목에 남긴 내용인지 확인합니다. 자세히 따라 하기
- 템플릿으로 시작
「새 시트 만들기」에서 「추천 템플릿」을 열고 필요한 양식을 고릅니다. 영상은 「근태 내역」을 만든 뒤 「근태 업데이트」로 직원별 시간을 확인하는 과정까지 보여 줍니다. 자세히 따라 하기
급여 시트의 월 선택·수식·메모·템플릿 사용을 보여 줘요. 메뉴와 표시 항목은 시트 구성에 따라 다를 수 있어요. 급여 반영·확정·직원 명세서 공개는 급여 확정 흐름에서 이어서 확인하세요.
교육 확인은 영상 시청과 구분합니다. 담당자가 월·대상 셀을 찾고, 수식바를 읽고, 선택한 셀의 메모를 열고, 필요한 템플릿을 찾을 수 있는지 확인합니다. 실제 급여 반영·확정·명세서 공개는 상세 가이드의 별도 절차로 교육합니다.
오픈 후:
- 2~4주 집중 지원 기간 운영
- 문의 사항 수집 채널 지정 (담당자 핫라인 등)
- 집중 지원 종료 시점에 기존 시스템 해지 여부 최종 결정
체크포인트
- [ ] 관리자 교육 완료
- [ ] 원장 세션 완료
- [ ] 일반 직원 안내 배포
- [ ] 집중 지원 채널 오픈
열린 항목 (결정 필요)
| 항목 | 내용 | 상태 |
|---|---|---|
| 메디통 데이터 추출 방법 | 공식 export 기능 유무에 따라 4단계 공수가 크게 달라짐. 메디통 사용 중인 병원 방문 시 확인 | 미확인 |
| 과거 데이터 이관 범위 | 연말정산 커버를 위해 당해년도 급여 이력은 필수. 몇 년치까지 가져올지 결정 필요 | 미결정 |
| 병행 운영 기간 | 무료 트라이얼 기간과 겹치므로 1~2개월 병행이 현실적 | 미결정 |
| 표준 수집 템플릿 | 2단계용 엑셀 템플릿 제작 (전 병원 공통 배포) | 미착수 |
온보딩 완료 기준
7단계 체크포인트가 모두 완료되고, 6단계 병행 검증에서 직원별 급여 차이 0원이 확인된 시점을 온보딩 완료로 봅니다. 테스트 조직의 데이터는 실제 운영 데이터와 혼합되지 않도록 별도 관리합니다.