hereby 메디컬 병원 온보딩 플레이북
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신규 병원 도입 표준 절차 — 계약부터 전 직원 가동·안정화까지 · 작성: KOAL (Donue PM) / 정리 Kana · 2026-09-06 · 근거: 분당베스트 실가동(9/7 월) 대비 + 베스트 도입 실사례(2026.07~08) + 가동 첫 주 CS 신고 운영
목적. 병원 1곳의 hereby 메디컬 도입을 예측 가능한 4~6주 절차로 표준화한다. 베스트 병원(1호 도입, 직원 약 300명 규모)에서 검증된 순서·체크리스트·역할 분담·주의점을 담았다. 목표는 "도입 3개월 → 4~6주", 그리고 30~50개 병원 확장 시에도 같은 품질로 반복하는 것이다.
현황(2026-09-06). 1호 분당베스트병원 실가동 = 9/7(월). 9/7 이전은 프리론치 상태이며, 본 판(v1.4)은 실가동 대비판이다. 2호 브레덤은 일정 미정(도입 준비 중), 정식 런칭은 10월 목표. 라이브 사양 기준으로 실행한다.
0. 표준 타임라인 (D = 전 직원 가동일)
P0 계약·킥오프D-30 ~ D-21
P1 데이터 수집D-21 ~ D-14
P2 초기 세팅D-14 ~ D-7 · 세팅 자체 1~2일
P3 실무진 검증D-7 ~ D-1
P4 전 직원 전파D ~ D+7
P5 안정화D+7 ~ D+30
베스트 실측: 실무진 시연(7/21) → 수정본 납품(7월 말) → 8월 급여 병행 테스트 → 프로덕션 오픈(8월 중순) → 전 직원 실가동 D = 2026-09-07(월). 9/7 이전은 프리론치. 2호 브레덤: 일정 미정(준비 중). 정식 런칭 = 10월 목표. 명부 수령→세팅 소요는 FIG 실측상 1~2일(D-14 구간은 여유 버퍼 포함, 세팅 작업 자체는 짧다).
1. Phase 0 — 계약·킥오프 (D-30~)
| 항목 | 내용 | 담당 |
|---|---|---|
| 계약 형태 결정 | 초기 파트너 병원은 무거운 계약 대신 MOU/업무협약(피드백 최대 수집 조건 포함). 정식 과금 병원은 표준 계약(가격 정책 확정본 기준) | 병원FIG |
| 인프라 실사 3종 | ① 출퇴근 단말: 새콤이면 기존 연동 재사용, 타사(KT 등)면 추가 개발 기간 산정 ② PC 사양: 10년 이상 구형 PC는 화면 로딩 저하 — OS(Win11)·연식 확인, 필요 시 교체 권고 ③ 네트워크/IP: 출근 기록 IP 제한 사용 여부 | FIG |
| 병원 측 창구 지정 | 실무 총괄 1인(간호부/행정) + 급여 담당 1인. 소통 채널(카톡방) 개설 및 관리자 초대 | 병원 |
| 킥오프 미팅 | 전 기능 시연(관리자 웹+직원 앱) + 도입 일정 합의. 회의록은 K/O/D/A 포맷으로 남기고 요구사항은 백로그 인테이크(🧪)로 등록 | PM |
2. Phase 1 — 데이터 수집 (D-21 ~ D-14)
세팅 품질은 데이터 최신성이 좌우한다. 수집 시점은 "세팅 직전 최신 갱신본" — 미리 받아두면 입퇴사로 금방 낡는다(베스트 교훈: 8월 갱신본으로 재수집).
병원 제공 데이터 체크리스트
- 조직도 — 부서 > 팀 > 직군(간호사/간호조무사/요양보호사/이송지원 등) 3~4단계 트리. 시스템은 사실상 무제한 깊이 지원
- 직원 명부(엑셀) — 성명·주민번호 또는 생년월일·연락처(임시비번 문자 발송용)·입사일·소속·직군·근무 그룹. 이메일은 선택(없는 직원 다수 전제)
- 급여 관리 대장(엑셀 원본) — 암호 포함 원본 그대로. 시트 구조·수식·계산 관행이 세팅의 정본 원천 (베스트 = 47시트 워크북)
- 급여 계산 기준 문서 — 워크북 안의 서술형 기준("급여특이사항" 시트 등)도 반드시 포함 — 수당 환산 규칙의 유일한 원천인 경우가 많음
- 휴가 체계 — 사용 중인 휴가 유형 전체(시간 단위 연차 포함), 유형별 차감 규칙, "조퇴" 등 병원 고유 용어. 3교대 적용 제외 유형 명시
- 근무 유형/교대 체계 — 상근/3교대 구분, 병동별 듀티(D/E/N), 1일 소정근로시간(상근 8h vs 교대 12h — 반차 파생 시간이 달라짐)
- 간호인력 배치 계산 수식 — 직군별(간호사/조무사/요양보호사/병동지원/재활지원) × 병동별 비율 기준 (공단 신고·삭감 판정 기준)
- 계약서·문서 템플릿 — 근로계약서, 재직증명서 등 (전자서명 템플릿 등록용)
- 호봉표 — 직군별(간호부/기능직 등)
- 공휴일 운영 방침 — 병원 지정 휴일, 공휴일 정상 근무 처리 여부
주의. 개인정보 파일은 반드시 암호화 전달(비밀번호 별도 채널). 개인명이 파일·시트명에 노출된 자료(예: 정산 시트)는 취급 주의.
3. Phase 2 — 초기 세팅 (D-14 ~ D-7) — FIG 주도
| 순서 | 작업 | 비고 |
|---|---|---|
| 1 | 테넌트 생성 + 최초 관리자 계정 발급 | 플랫폼 콘솔(provisioning) |
| 2 | 직원·조직 데이터 임포트 | 사번 자동생성 규칙({기관코드}{직군}{seq}), 이메일 없으면 placeholder |
| 3 | 조직도 + 권한 일괄 세팅 | 권한 항목이 기능 연동이라 병원이 직접 못 함 — FIG가 세팅 후 테스트 중 조정. 역할 샘플 1종 먼저 확정 후 복제 |
| 4 | 휴가 유형 세팅 | 차감 배수(종일1/반차0.5/반반차0.25/차감없음0) + 시간 단위 유형(기본 시간 프리필). 3교대 제외 등 근무 유형 제한, 병원 용어("조퇴" 미사용 등) 반영 |
| 5 | 근무 그룹·근무형태, 병동·스케줄러 세팅 | 직원 배정 = 근무 그룹 → 근무형태 2단계 |
| 6 | 급여 시트 구축 — 「이 시트의 특징」 기반 | ①새 시트 만들기에서 「이 시트의 특징」(근무기록형·실적형 등)을 선택하면 컬럼 골격 + 디폴트 수식이 자동 제안되고 관련 시트로 참조가 연결된다 → 엑셀 원본과 대조하며 조정 (폴더=구 시트 분할) |
| 7 | 「설정 중 ⚙」에서 구조 완성 → [설정 완료]로 잠금 | 시트는 설정 중 ⚙ 상태로 만들어 컬럼·수식·급여 반영 연결까지 구조를 완성한 뒤, [설정 완료]로 구조를 잠그고 실무자에게 「사용 중」으로 인계. 사용 중 시트는 구조가 잠겨 실무자 실수로 수식이 바뀌지 않는다 |
| 8 | 공휴일·전자서명 템플릿·공지 카테고리 등록 | 국가공휴일 자동 동기화 + 병원 지정 휴일 |
함수. 시트 수식은 IFERROR·SUMIF·COUNTIF·조건부 서식을 사용할 수 있다. 「이 시트의 특징」이 제안한 디폴트 수식 위에 이 함수들로 병원 관행(작업 상태 색칠·조건 집계 등)을 재현한다.
게이트. P2 완료 판정 = "관리 실무진이 지난달 급여를 재현할 수 있는 상태". 특징 선택으로 골격·수식은 자동 제안되므로, [설정 완료]로 잠근 「사용 중」 시트에서 지난달 값이 재현되는지가 판정선. 수식 미적용·근무일수 미계산 상태로 P3에 넘기면 검증이 공회전한다.
↳ 세부 조작은 「앱별 사용자 매뉴얼」(상단 📗)의 관리자 패널·HR 급여 시트 탭 참조.
4. Phase 3 — 실무진 검증 (D-7 ~ D-1)
- 현장 시연 미팅(반나절): 전 메뉴를 실무진 눈으로 통과. 요구·버그는 그 자리에서 기록 → K/O/D/A 회의록 + 백로그 등록
- 병행 테스트: 직전/당월 급여를 엑셀과 Hereby에서 이중 계산해 대사(베스트 = 8월 급여). 급여 시트 → 근태 → 휴가 → 결재 순으로 시나리오 검증 (PM이 UAT 시나리오 제공)
- 피드백 루프: 수집 → PM 스코어링 → FIG 반영. 베스트 실측: 요구 13건 중 8건이 1~3일 내 반영 — 루프가 빠르므로 수집 품질이 병목
- 계정 점검: 실무진 로그인 전수 확인(베스트에서 로그인 불가 이슈 반복), 비밀번호 찾기 플로우 시연
구조 잠금 = 검증 리스크 완화. 「사용 중」 상태에선 시트 구조(컬럼·수식·급여 반영 연결)가 잠겨 실무자가 검증 중 실수로 수식을 바꿀 수 없다 — 병행 테스트가 "실무자가 건드려 깨지는" 종류의 사고에서 자유롭다. 개별 값 보정이 필요하면 구조를 풀지 말고 해당 셀 수식으로 처리하고 사유를 기록한다. 구조 자체를 고쳐야 하는 요구만 FIG가 「설정 중 ⚙」로 되돌려 반영.
↳ 세부 조작은 「앱별 사용자 매뉴얼」(상단 📗)의 근태 현황·직원 관리 탭 참조.
5. Phase 4 — 전 직원 전파 (D ~ D+7)
| 항목 | 내용 | 담당 |
|---|---|---|
| 앱 배포 | 앱스토어 정식 배포(약관 선결). 테스트 등록 방식 금지 | FIG |
| 계정 전파 | 임시 비밀번호 문자 발송 → 첫 로그인 시 변경 강제. 이메일 의존 금지(미보유 직원 다수) | FIG병원 |
| 사전 공지 | 병원 내부 회의에서 도입 취지·일정 공지(실무 총괄 담당). 배포일을 병원에 미리 통보 | 병원 |
| AI 기대치 가이드 | 공지문에 명시: AI = "백오피스 직원 1명 채용" + 일반 직원에겐 "내 일을 도와주는 막내"(휴가원 작성 등). 만물박사 아님, 업무 국한 안내. 인당·병원 전체 토큰 상한 설정 상태로 오픈 | PMFIG |
| 교육 | 관리자용: 급여 시트·결재·권한 운영 교육 1회. 일반 직원용: 앱 설치·출퇴근·휴가 신청 1장짜리 가이드(AI 메뉴 안내 기능 병행) | PM |
↳ 세부 조작은 「앱별 사용자 매뉴얼」(상단 📗)의 직원 앱 탭(출퇴근·휴가 신청·전자 서명) 참조.
5-1. 가동 첫 주 운영 (D ~ D+7) — CS 신고 중심
실가동 첫 주는 문제를 빨리 발견하고 빨리 고치는 것이 전부다. hereby에는 화면 안에서 바로 보내는 CS 신고 기능이 있어, 직원이 불편·오류·건의를 겪은 그 자리에서 스크린샷과 함께 접수할 수 있다. 첫 주 온보딩에서 이 통로를 "쓰라"고 문화로 심는 것이 핵심이다.
① 「불편하면 바로 신고」 문화 심기
- 직원 앱: 「더보기」 → 「불편·기능 신고」. 관리자 웹: 화면 상단 확성기 버튼 또는 단축키 Shift+F1. 어느 화면에서든 열린다.
- 신고를 열면 지금 화면이 자동 캡처되어 첨부된다. 민감 정보(이름·주민번호 등)는 드래그로 가린 뒤 보낸다(가린 부분은 복구되지 않음).
- 유형은 「오류」·「불편/개선」·「기능 요청」·「문의」 4종. 제목만 적어도 접수되며, 「최근 로그 함께 보내기」를 켜 두면 원인 파악이 빨라진다.
- 전파 공지·교육에 한 문장으로 못 박는다: "뭔가 어색하거나 안 되면, 참지 말고 그 화면에서 바로 신고하세요." 첫 주엔 "사소해도 신고"가 좋은 신호다.
② 피드백 필터링 담당자 역할
- 병원 측 실무 총괄 1인을 1차 필터로 지정한다. 중복·단순 오해(사용법 문의)는 그 자리에서 안내하고, 실제 버그·개선 요구만 추린다.
- PM(콸/카나)이 2차 스코어링: 접수된 CS 신고를 백로그(🧪)로 인테이크 → 심각도·빈도로 우선순위 → FIG 플래닝. 첫 주는 매일 훑는다.
- 긴급(급여·로그인·출퇴근 기록 불가 등)은 즉시 FIG 핫픽스 라인으로 에스컬레이션한다.
③ 문의 대응 흐름 (CS 리포트 → 운영자 처리)
| 단계 | 내용 | 담당 |
|---|---|---|
| 1. 접수 | 직원/관리자가 화면에서 CS 신고 전송(자동 캡처+마스킹). 「처리 결과 앱 알림 받기」 켜면 결과 통보됨 | 현장 |
| 2. 1차 분류 | 실무 총괄이 문의/버그/요청 구분, 단순 사용법은 즉답 | 병원 |
| 3. 스코어링 | 버그·요청을 백로그 인테이크 → 우선순위(첫 주 매일) | PM |
| 4. 처리 | 긴급=핫픽스 즉시 / 일반=주간 플래닝 반영. 처리 시 신고자에게 앱 알림 | FIG |
첫 주 목표. "신고가 많다"가 아니라 "신고가 도달·처리된다"가 성공이다. 접수→처리→알림 루프가 한 번이라도 눈에 보이면, 직원은 계속 신고하고 서비스는 빠르게 안정된다.
↳ 세부 조작은 「앱별 사용자 매뉴얼」(상단 📗)의 직원 앱·관리자 패널 「불편·기능 신고」 절 참조.
6. Phase 5 — 안정화 (D+7 ~ D+30)
- AI 사용 패턴 모니터링(데일리): 인당 토큰·질문 유형·좋아요/싫어요. 2주 과용 시 "업무 외 자제" 어나운스 → 재관찰. 이 데이터가 가격 패키지의 근거
- 주간 피드백 정례화: 병원 실무진 → PM 백로그(🧪 태그) → 주간 스코어링 → FIG 플래닝
- 첫 실전 급여 마감 배석: 첫 달 급여 확정은 FIG/PM이 대기 상태로 지원 (오계산 = 신뢰 즉사)
- 졸업 판정: 급여 1사이클 무사고 + 결재/근태 일상 사용 + 문의 감소 → 정기 운영 모드 전환
7. 역할 분담 (RACI 요약)
| 단계 | 병원 | FIG(개발) | PM(콸/카나) |
|---|---|---|---|
| P0 계약·킥오프 | 창구 지정·인프라 정보 | 실사·시연 | 회의록·요구 인테이크·일정 관리 |
| P1 데이터 | 데이터 제공(최신본) | 수령·검증 | 체크리스트 관리·누락 추적 |
| P2 세팅 | 질의 응대 | 세팅 전체 | 완료 게이트 판정(급여 재현 가능?) |
| P3 검증 | 병행 테스트 수행 | 피드백 반영 | UAT 시나리오 제공·피드백 스코어링 |
| P4 전파 | 내부 공지·교육 장소 | 배포·계정 | 가이드 문서·AI 기대치 공지문 |
| P5 안정화 | 피드백 지속 | 핫픽스 | 모니터링 리포트·백로그 운영 |
8. 베스트 도입에서 배운 것 (Lessons Learned)
| 교훈 | 내용 → 플레이북 반영 |
|---|---|
| 3교대는 별개 세계 | 휴일 개념 없음(오프 수만큼 휴무), 시간 단위 연차 불가, 반차 파생 시간 상이(12h). 근태·휴가 세팅 전에 교대 체계부터 파악 → P1 체크리스트 |
| 엑셀 관행이 요구사항의 원천 | "작성 중/완료" 셀 색칠, 부서별 시트 분할, 퇴사자 별도 관리 등 — 엑셀 원본을 받으면 요구사항의 80%가 그 안에 있다 → 원본 워크북 필수 수집 |
| 수식 없는 납품은 검증 불가 | 실무진은 합계가 넘어가는지로 신뢰를 판단. 수식 미적용 시연은 "잘 모르겠다"로 끝남 → P2 게이트 |
| 이메일 없는 직원 다수 | 전자계약·계정 전파 모두 문자(SMS) 기반으로 설계 → P4 |
| 비밀번호 = 최대 민원 | 분실 민원이 관리자 업무를 잠식 — 셀프 찾기(전화번호) 플로우를 전파 전에 검증 → P3 |
| 공단 신고가 킬러 유스케이스 | 간호인력 비율(실입원 환자 수 기준)·근무표 인쇄 제출 — 요양·재활병원 공통 니즈, 세일즈 포인트로 활용 → P1 수식 수집 |
| 데이터는 세팅 직전에 | 입퇴사 변동이 잦아 미리 받은 명부는 낡는다 → P1 시점 원칙 |
| 대면 계약이 기본 | 고령 직원 비중 높음 — 전자서명은 태블릿 대면 모드 중심으로 준비 → P2 템플릿 |
9. 병원 유형별 변형
| 유형 | 변형 포인트 |
|---|---|
| 입원 병원 (베스트·브레덤형) | 본 플레이북 그대로. 병동 관리·스케줄러·환자수 관리 포함. 브레덤 = 급여 단순(나이트 정액)이라 시트 특징 골격만으로 세팅이 짧고, 산부인과 후보 = 요구 상이(다른 수당 체계 예상)라 특징 선택·수식을 별도 검토 |
| 외래 전용 의원 (20~50명) | 가입 시 "입원실 운영?" 분기 → 병동·스케줄러 제외 버전. 전담 인사 인력이 없는 곳이 많아 P2 세팅 대행 비중↑, 절차는 P0+P1 압축 2주 목표 |
| 기존 시스템 병행 병원 | 기존 SaaS(메디통 등)와 병행 기간 설정 — 급여 1사이클 대사 후 전환 권고 |